Thông báo:
Do blogspot bị chặn bởi VNPT, nên mình sẽ không sử dụng blogspot nữa, thay vào đó là sử dụng website sau:
https://sites.google.com/site/takeyourcel/
Mong các bạn vui lòng ghé qua.
Thân!
PIVOT TABLE1. Khái niệm
Hiểu đơn giản thì Pivot table trong excel là việc TẠO RA 1 BẢNG MỚI, TỪ 1 BẢNG DỮ LIỆU BAN ĐẦU, TRONG ĐÓ BẢNG MỚI NÀY CÓ THỂ XOAY CHUYỂN BỐ CỤC VÀ TẬP HỢP DỮ LIỆU MỘT CÁCH RẤT LINH HOẠT
Đã bao giờ bạn gặp 1 bảng số liệu gồm rất nhiều dữ liệu, nhiều điều kiện phức tạp, rắc rối (đặc biệt với những bảng dữ liệu được trích xuất từ 1 phần mềm nào đó)
Ví dụ: Bạn có 5 cửa hàng, mỗi cửa hàng bán 200 sản phẩm, và hàng ngày bạn cần theo dõi mỗi cửa hàng bán được bao nhiêu sản phẩm, thế nhưng phần mềm bán hàng lại đưa ra 1 cái bảng dạng như:
Giờ bán Ngày bán Tên hàng Số lượng Cửa hàng
1:00 01/01/13 Hàng A 5 CH1
1:01 01/01/13 Hàng B 1 CH2
1:01 01/01/13 Hàng C 2 CH1
.....
Và dữ liệu trên kéo dài cả hàng nghìn dòng, khiến việc tập hợp dữ liệu theo yêu cầu rất khó khăn.
Cụ thể: làm sao theo dõi được CH 1 bán được những mặt hàng nào, số lượng bán là bao nhiêu trong bảng này, và với CH2, 3, 4, 5 thì như thế nào?
Rất đơn giản, chỉ với Pivot table, sau vài cú click chuột bạn đã có câu trả lời nhanh và chính xác đến không ngờ, mất khoảng 10-30s tùy tốc độ bạn thao tác excel, tiết kiệm thời gian và không phải suy nghĩ công thức nào cả.
2. Cách thực hiện
(áp dụng với 1 dạng của pivot table - mình giới thiệu cách mình thường dùng nhất. Pivot table rất đa dạng và nhiều chức năng, nhiều cách làm. Hỗ trợ trên nhiều loại file, bảng biểu)
+ Bước 1: Bôi đen vùng bảng cần thực hiện pivot table
+ Bước 2: Bấm menu Insert, chọn Pivot Table
+ Bước 3: Khi hiện ra bảng Create PivotTable, các nội dung như sau:
- Choose the data that you want to analyze (Lựa chọn thông tin bạn muốn phân tích - gọi là dữ liệu gốc, nguồn)
+ Select a table or range: Lựa chọn bảng hoặc vùng dữ liệu (đã thực hiện ở bước 1. Nếu bước 1 đã chọn thì ở đây sẽ có sẵn)
+ Use an external data source : Sử dụng nguồn dữ liệu ở nơi khác. Bạn có thể liên kết tới 1 file dữ liệu khác. Tuy nhiên mình thường làm trong cùng 1 file cho dễ theo dõi và update.
Chỉ được chọn 1 trong 2 khả năng lấy dữ liệu nguồn
Bảng dữ liệu nguồn bắt buộc phải có dòng tiêu đề (ví dụ như dòng chứa dữ liệu Giờ bán, Ngày bán, tên hàng, số lượng, cửa hàng... thường là dòng đầu tiên phía trên cùng của bảng dữ liệu)
- Choose where you want the Pivot Table report to be placed (Lựa chọn nơi bạn muốn hiển thị bảng kết quả PivotTable - gọi là kết quả)
+ New worksheet: là 1 sheet mới
+ Existing worksheet: vào 1 vị trí xác định nào đó, lựa chọn vị trí bằng cách click vào dấu lựa chọn bên phải của ô Location.
+ Bước 4:
Sau khi đã thực hiện xong bước 3, click vào nút ok, sẽ hiện ra cấu trúc của bảng Pivot table tools như hình sau
Pivot Table Fields (phía trên bên phải) - là các cột tiêu đề của bảng dữ liệu. Bạn có thể chọn các cột tiêu đề nào được sử dụng trong bảng pivot bằng cách bấm vào ô chọn.
Ví dụ: chọn các cột: Ngày bán, tên hàng, số lượng, cửa hàng.
Khi lựa chọn các cột trên, các cột sẽ từ động được đưa vào vùng Drag fields between areas below (phía dưới bên phải). Tại vùng này, bạn có thể chọn cách sắp xếp bố cục bảng dữ liệu tùy thích bằng cách đưa các fields (cột tiêu đề - trường dữ liệu) vào các vùng như Filters, Columns, Rows, Values để có kết quả như ý muốn. Thực hiện bằng cách click chuột vào 1 fields bất kỳ, giữ chuột và kéo vào vùng cần chọn, khi kéo đến nơi thì thả chuột (thao tác kéo và thả - tưởng tượng như bạn cầm 1 viên đá tại vùng rows, và đặt sang vùng columns
Trong đó gồm:
Filters: là cột sẽ dùng để lọc (ví dụ khi bạn chọn cột cửa hàng, thì sẽ có 1 vùng riêng chứa thông tin về các cửa hàng, và bảng dữ liệu sẽ lọc kết quả cho từng cửa hàng một mỗi khi bạn chọn)
Columns: trình bày dữ liệu dưới dạng cột, mỗi dữ liệu trong fields này sẽ là 1 cột. Ví dụ bạn đưa Fields Cửa hàng vào vùng columns, thì sẽ xuất hiện 5 cột cho 5 cửa hàng.
Rows: trình bày dữ liệu theo hàng, mỗi dữ liệu trong fields sẽ là 1 hàng, và dữ liệu chỉ xuất hiện 1 lần. Ví dụ bạn chọn Fields ngày bán, tên hàng vào rows, sẽ tự lọc theo từng ngày, và trong ngày đó các hàng bán được sẽ chỉ xuất hiện 1 lần.
Values: Giá trị cần tính toán. Ví dụ bạn cần tính tổng hàng bán được theo từng ngày của từng cửa hàng, đưa fields Số lượng vào vùng Values.
Trong vùng Values, bạn có thể chọn cách tính. ví dụ như tính tổng, tính trung bình... bằng cách bấm vào fields Số lượng, chọn Value Field Setting.
Trong bảng Value Field Setting, chọn cách tính trong mục Summarize value field by
Sum - tính tổng
Count - đếm số lần xuất hiện
Average - tính trung bình
Max - tính số lớn nhất
Min - tính số nhỏ nhất
Product - tính tích
... (các phần phía dưới ít dùng, bạn có thể tra cứu các thuật ngữ tiếng anh đó trên google để tìm hiểu thêm nếu cần)
Trong đó bạn có thể định dạng dữ liệu sẽ hiển thị tại vùng này bằng cách click vào Number Format trong Value Fields settings. Ví dụ như định dạng màu sắc, đậm nhạt, cỡ chữ to nhỏ...
Các nội dung trên là mình lấy ví dụ thôi nhé, tùy thực tế yêu cầu các bạn có thể tự thiết kế cho mình 1 bảng pivot tùy thích. Thao tác chỉ là kéo và thả các fields vào vùng thích hợp để ra kết quả như ý muốn.
Lưu ý:
Ở PivotTable có chức năng Subtotals, là tính tổng từng phần. Ví dụ: tự tạo dòng tính tổng các hàng bán được hàng ngày của các cửa hàng. Tuy nhiên có thể làm rối mắt vì bảng có quá nhiều phần phụ. Bạn có thể tắt chức năng subtotal bằng thao tác sau:
Tại phần Pivottable Tools (ở bảng thanh công cụ của excel - sẽ xuất hiện phần này khi bạn sử dụng pivot table), mục Subtotals, ấn vào đó, chọn Do not show subtotals để tắt chức năng subtotals. Bấm vào Show all subtotals.. để hiện chức năng này.
Để bảng pivot dễ nhìn hơn, bạn click chuột phải vào vị trí bất kỳ trong bảng kết quả, chọn Pivot table option, sang tab Display, click chọn Classic PivotTable layout.
Ngoài ra có các chức năng hỗ trợ thiết kế pivot table khác trên mục Design của PivotTable Tools, bạn có thể tìm hiểu thêm.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét