TÙY CHỈNH THANH CÔNG CỤ TRONG EXCEL
Lưu ý: Chỉ áp dụng cho Excel phiên bản 2010 trở lên
1. Thanh công cụ là gì?
Thuật ngữ thanh công cụ (Ribbon) là để chỉ nơi chứa các công cụ để làm việc của excel (hay còn gọi là menu), gồm các Tab chính (Main Tabs), ví dụ như tab HOME, INSERT, PAGE LAYOUT..., trong mỗi Tab lại có nhiều nhóm công cụ (Group), ví dụ trong tab HOME có các Group: Clipsboard, Font, Allignment...
Hình 1: thanh công cụ của excel 2010 (đã được tùy chỉnh tại tab HOME)
Thanh công cụ (Ribbon) của excel 2010 gồm rất lớn và gồm nhiều công cụ, tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng đến hết các công cụ đó. Hơn nữa lại khó nhớ xem công cụ mình cần ở đâu, hoặc mất nhiều thao tác để tìm được công cụ mà mình hay dùng.
Ví dụ:
a. Bạn hay phải in ấn nhiều, nhưng không nhớ được công cụ chỉnh trang in (Page Setup) nằm ở đâu, hoặc phải nhớ nó nằm ở tab PAGE LAYOUT. Tại sao không đưa nó về tab HOME nhỉ?
b. Bạn dùng nhiều công cụ, nhưng các công cụ ưa thích lại nằm ở các tab khác nhau, bạn rất muốn gộp các công cụ mình hay dùng vào 1 nhóm để dễ tìm, dễ dùng? (Ví dụ: Freezen Panes nằm ở tab VIEW, Name manager ở tab FORMULAS, Filter nằm ở tab DATA...)
c. Thanh công cụ của excel 2010 với bạn thấy quá rối rắm, nhiều công cụ chẳng bao giờ dùng đến, sao ko xóa nó đi, để lại những cái bạn hay dùng, thích dùng, khiến nó trở nên đơn giản và thân thiện?
Nếu bạn có các câu hỏi đó, thì hẳn bạn đang cần đến việc Tùy chỉnh thanh công cụ trong Excel 2010
3. Cách thực hiện
3.1. Mở Excel options:
- Cách 1: Bấm vào tab FILE, chọn Options (mở chức năng Excel Option), tìm đến mục Customize Ribbon trong Excel Option
- Cách 2: Đưa chuột vào vùng Ribbon, bấm chuột phải, chọn Customize Ribbon.., sau khi bấm sẽ hiện ra bảng Excel Options (như hình bên dưới)
Hình 2: Thao tác chọn Customize Ribbon..
Hình 3: Bảng Excel Options hiện ra sau khi bấm chọn Customize Ribbon..
Bên trái: Choose commands from - là nơi chọn công cụ để đưa vào Ribbon. Bấm vào nút mũi tên xổ xuống để chọn các nhóm commands có sẵn.
Bên phải: Customize the ribbon - là thanh công cụ mà bạn sẽ tùy chỉnh
Ở giữa 2 bảng này là nút Add>> và <<Remove có tác dụng đưa công cụ vào ribbon, hoặc xóa công cụ khỏi ribbon
Hình 4: Các nhóm trong mục choose commands from
Bên trái:
+ Popular Commands: các công cụ thông thường, thường dùng
+ Commands Not in the Ribbon: Công cụ không có sẵn ở thanh công cụ mặc định của excel
+ All Commands: Tất cả các công cụ có trong excel
+ Marcos: Các Macros
+ File Tab: Các công cụ có trong tab File (các công cụ liên quan đến file: đóng, mở file, lưu file, định dạng file...)
+ All Tabs: tất cả các công cụ nằm trong các tab, gồm cả tab chính và tab phụ
+ Main Tabs: Các công cụ nằm trong các tab chính
+ Tool Tabs: Các công cụ liên quan đến việc thiết kế, định dạng bảng, biểu, pivot...
+ Custom Tabs and Groups: Các công cụ đã được tùy chọn riêng
Bên phải:
+ New Tab: bạn có thể tạo thêm 1 tab mới trên thanh công cụ
+ New Group: Tạo 1 nhóm công cụ mới.
+ Rename: Đổi tên tab hoặc group.
+ Reset: thiết lập lại định dạng ban đầu
+ Import/Export: nhập, xuất các tùy chọn của bạn. Việc thiết lập tùy chọn chỉ áp dụng cho 1 máy tính, nên bạn có thể import thiết lập đó, khi sang máy tính khác có thể export sang mà không cần thiết lập lại
3.2. Thao tác tùy chỉnh:
- Đầu tiên bạn chọn vị trí Tab mà bạn muốn tùy chỉnh (phần bên phải). Các Tab được gộp lại thành dấu + , khi bấm vào dấu + sẽ hiện ra các Group trong Tab đó. Các Group cũng được gộp lại thành dấu +, khi bấm vào dấu + sẽ hiện ra các Command trong Group đó. Khi bạn chọn vị trí nào thì bấm chuột tới vị trí đó (chi tiết theo Tab, Group, Command)
+ Thêm Tab mới: bạn bấm chuột vào 1 Tab mà liền kề với Tab bạn muốn thêm mới. Tại vị trí đó bạn bấm vào nút New Tab, sẽ hiện ra 1 Tab mới mà bạn có thể chọn tên Tab theo ý muốn. Khi thêm Tab mới thì trong Tab đó sẽ có sẵn 1 Group mới
Hình 5: Ví dụ tôi muốn thêm Tab mới sau Tab Insert, tôi chọn ví trí tại Tab Insert.
Hình 6: Tab mới được thêm khi bấm New Tab
Hình 7: Group mới được tạo khi bấm New Group.
Ở đây tôi chọn ví trí Group mới là sau Group Alignment tại Tab HOME
Hình 8: Bảng Rename của Group
Symbol: biểu tượng cho Group
Display name: tên hiển thị của Group
- Khi muốn đưa command vào trong Group, bạn tìm Command đó tại bảng bên trái (Choose commands from), bấm vào commands đó, tại bảng bên phải, bạn bấm chọn vị trí Group cần đưa vào, sau đó bấm vào nút Add>> ở giữa 2 bảng.
Hoặc cách khác là bạn bấm vào Command, rồi giữ chuột trái, kéo sang vị trí Group rồi thả chuột ra
Hình 9: Thao tác thêm Command vào Group
- Khi muốn xóa Command khỏi Group, bạn chọn Command cần xóa trong Group (phần bảng bên phải), bấm vào Command đó, rồi bấm vào nút <<Remove ở giữa
Hình 10: Thao tác xóa Command
- Khi muốn thay đổi vị trí sắp xếp Command trong Group, bạn bấm vào Command cần di chuyển, rồi bấm vào nút mũi tên di chuyển lên/xuống (nằm ngoài cùng bên phải của bảng Excel Options) để di chuyển tới vị trí thích hợp (vị trí đầu tiên sẽ được ưu tiên khi hiển thị)
Hoặc cách khác là bạn bấm chuột vào Command cần di chuyển, giữ chặt chuột trái, kéo tới vị trí cần di chuyển, sau đó thả chuột ra
Hình 11: Thao tác di chuyển vị trí các Command trong Group
1. Nút mũi tên di chuyển lên/xuống
2. Thao tác giữ chuột và kéo di chuyển (nơi có dấu gạch ngang màu đen là nơi di chuyển đến
4. Một số Command hữu ích hay sử dụng
Mình xin giới thiệu 1 vài command mà mình ưa thích, hay dùng để các bạn tham khảo:
- Format Cells: định dạng ô, chức năng này thì ai cũng cần hết, có nhiều cách để tìm được chức năng này, nhưng mình nghĩ nên đưa nó ra để lúc nào cũng có
- Define Name: Đặt tên cho vùng, cho dữ liệu. Mình hay sử dụng đến Name nên không thể thiếu chức năng này. (Xem thêm bài 4 - Tìm hiểu về chức năng Name)
- Name Manager: Quản lý nhãn, name. Cái này cũng liên quan đến Name thôi
- Freeze Panes: Cố định 1 vùng của sheet. Khi sử dụng excel, hẳn bạn hay dùng đến nó. Cũng lôi nó ra luôn. Nó nằm ở tab View, hơi xa 1 chút. Đưa nó về 1 chỗ cho dễ tìm
- Page Setup: Chỉnh trang in. Cái này cũng quan trọng. Liên quan đến in ấn. (Xem thêm Bài 3: Tìm hiểu về Page Setup)
- Conditional Formatting: Định dạng theo điều kiện. Khi nội dung trong ô thỏa mãn điều kiện cho trước thì sẽ được định dạng theo ý muốn. Mình sẽ bổ sung bài viết về mục này sau.
- Data Validation: Điều kiện nhập dữ liệu. Chỉ được nhập nội dung thỏa mãn điều kiện cho trước. Nếu không thỏa mãn sẽ có thông báo, hoặc được phép/không được phép nhập (Xem thêm Bài 7: Tìm hiểu về chức năng Data Validation)
- Group and Outline Setting: Thiết lập cách nhóm cột, dòng (bài viết về cách nhóm cột, dòng mình sẽ bổ sung thêm sau)
- Group: Nhóm cột/ dòng
- Ungroup: Bỏ nhóm cột/dòng
- Gridlines: Các đường kẻ mờ chia ô trong excel. Đôi khi không cần đến các đường kẻ mờ, có thể bỏ đi nhìn cho gọn mắt
- Column width: Độ rộng cột. Bạn có thể chỉnh độ rộng cột bằng 1 con số cụ thể, không cần phải dùng chuột chỉnh
- Row height: Độ rộng của hàng.
- Check box (Form control): Tạo check box (ô đánh dấu tích, chọn có/không).
- Option button: Nút tùy chọn. Ví dụ: bạn đưa ra 3 sự lựa chọn bằng 3 option, chỉ được chọn 1 trong 3. Khi chọn cái này thì 2 cái kia sẽ không được chọn.
(Check box và Option Button có 1 dạng khác là Active X và Form control. Mỗi loại lại có 1 cách làm khác nhau. Mình thường sử dụng form control)
- Calculation Options: Tùy tỉnh việc tính toán của excel. Tính tự động (automatic), tính bằng tay (manual - bấm F9 để tính). Với những bảng tính cồng kềnh, nhiều dữ liệu, tính toán chậm, nên sử dụng việc tính bằng tay.
Ngoài ra các bạn có thể tự tìm hiểu thêm 1 vài command khác nhé. Có rất nhiều command hữu ích mà đôi khi do không có trên ribbon mặc định của excel mà bạn không biết đến.
Việc tùy chỉnh ribbon của excel khiến thanh công cụ trở nên thật gần gũi, mang đậm cá tính riêng của bạn, đôi khi cũng giúp cho người khác dễ sử dụng thanh công cụ hơn (ví dụ như việc bạn dịch các Tab, Group ra tiếng việt để dễ hiểu, hoặc làm gọn thanh công cụ)
Trên đây chỉ là bài viết với nội dung tham khảo, các bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về tính năng này, sẽ rất thú vị đó.
Bài viết thực hiện bởi: Dương Quân
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét