File quản lý Kho - Sổ kho

Chương trình EXCEL – KHO V1.0

Tác giả: Dương Mạnh Quân – 0977.705.162 – duongquan211287@gmail.com

Download bản dùng thử 

I. Tác dụng

- Quản lý Nhập – xuất – tồn kho

- Theo dõi trên nhiều đối tượng, nhiều kho

- Lập báo cáo tổng hợp NXT, sổ chi tiết NXT đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng

- Giao diện dễ sử dụng

II. Cách sử dụng

1.     Yêu cầu

-         Chỉ sử dụng ở phiên bản Excel 2010 trở lên.

-         Cho phép chương trình thực thi marco (lựa chọn enable marco hoặc làm theo hướng dẫn ở bài viết sau:

https://sites.google.com/site/excelwebsite/classroom-news/huongdanenablemacrotrongexcel

2.     Bắt đầu sử dụng

Khi mở file, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản để vào chương trình.

Tên đăng nhập: admin

Mật khẩu: 123456

3.     Khai báo thông tin ban đầu

Bao gồm tên đơn vị và tên kho. Để chọn tên kho, bạn cần nhập danh mục kho trước, sau đó chọn kho sử dụng

4.     Nhập các danh mục đối tượng

Bao gồm các đối tượng: Hàng hóa, Khách hàng, công trình, công ty, kho

-         Hàng hóa: là các hàng hóa trong kho

-         Khách hàng: là các đối tác phục vụ cho việc xuất kho cho đối tượng nào

-         Công trình: quản lý hàng xuất cho các công trình (với đơn vị xây dựng, xây lắp có quản lý hàng tồn kho theo công trình)

-         Công ty: trường hợp hàng hóa được tập hợp từ nhiều công ty con, có thể quản lý theo các công ty con

-         Kho: trường hợp có nhiều kho, có thể quản lý cho các kho phụ và kho chính (kho chính là kho được chọn tại MENU phần khai báo thông tin)

Các nút lệnh bao gồm:

+ Thêm mới: bấm chọn để thêm mới 1 đối tượng. Sau khi bấm nút lệnh thêm mới, sẽ hiện lên bảng Thêm mới. Chi tiết bảng Thêm mới như sau:

     - Bạn nhập nội dung vào các mục, sau đó bấm nút Thêm để hoàn tất. Khi thêm mới thành công sẽ có thông báo “Da them thanh cong!”. Lưu ý nếu đối tượng mới bị trùng với 1 đối tượng đã có trong danh mục, thì sẽ hiện thông báo bị trùng, không thêm mới được.

    - Nút Xóa: dùng để xóa các trường thông tin tại các mục, để nhập lại.

    - Nút Đóng: để đóng bảng

+ Chỉnh sửa: bấm chọn để tìm kiếm, chỉnh sửa, xóa 1 đối tượng. Sau khi bấm nút Chỉnh sửa, sẽ hiện lên bảng Điều chỉnh nội dung. Chi tiết như sau:

    - Phần chọn dòng số: chính là số thứ tự của các dòng trong danh mục. Tại mỗi dòng sẽ có các nội dung tương ứng của dòng đó.

    - Nút Tìm: khi bạn nhập 1 dòng muốn tìm, sau đó bấm nút tìm sẽ hiển thị thông tin tương ứng với dòng đó

    - Nút Update: sau khi bạn chỉnh sửa các nội dung, bấm nút Update để cập nhật việc chỉnh sửa vào bảng danh mục

    - Nút Delete: dùng để xóa nội dung của dòng đó.

    - Nút Next: di chuyển đến dòng tiếp theo (+1)

    - Nút Back: di chuyển đến dòng trước đó (-1)

    - Nút Close: đóng bảng Chỉnh sửa

+ Đóng: Nút đóng tại các bảng danh mục sẽ có tác dụng đóng bảng đó lại, quay trở về MENU

5.     Ghi sổ phát sinh

Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ, lập các phiếu nhập kho, xuất kho, chuyển kho tương ứng bằng cách bấm chọn ở MENU hoặc trong bảng GHISO

5.1.         Phiếu nhập kho

-         Bấm nút Tạo mới để tạo phiếu nhập kho mới

-         Sau khi bấm, số phiếu sẽ tự động tạo bằng cách lấy số phiếu lớn nhất trong GHISO + 1 (ví dụ nếu ở ghi sổ có phiếu nhập kho lớn nhất là PNK005 thì khi bấm tạo mới, thì phiếu nhập kho mới sẽ là PNK006). Quy ước đánh số thứ tự liên tục, dùng trong 1 kỳ kế toán

-         Bạn nhập nội dung vào các vùng được tô màu. Những vùng còn lại không tự nhập được (không bấm chọn được).

-         Sau khi nhập xong nội dung phiếu, bấm nút Lưu để lưu phiếu vào GHISO

-         Bấm nút Đóng để đóng phiếu.

* Lưu ý: Các trường hợp không lưu được phiếu:

 - Chưa nhập ngày

 - Không có hàng hóa phát sinh

5.2.         Phiếu xuất kho

          Tương tự Phiếu nhập kho.

          Tuy nhiên ở PXK, có thêm cột Tồn kho để phản ánh số tồn kho của mặt hàng cần xuất trước khi thực hiện xuất kho.

5.3.         Phiếu chuyển kho

Tương tự Phiếu Xuất kho

Tuy nhiên ở PCK, có thêm dòng Kho xuất, kho nhập để xác định việc chuyển kho này là nghiệp vụ làm tăng / hay giảm hàng hóa trong kho mà file quản lý

6.     Lập báo cáo tổng hợp, sổ chi tiết

Bấm chọn báo cáo tổng hợp hoặc sổ chi tiết cần lập.

Tại mỗi báo cáo, sẽ có 3 nút lệnh thực hiện các chức năng sau:

-         Cập nhật: Chọn các yêu cầu để lập báo cáo: thời gian, đối tượng… sau đó bấm nút Update, dữ liệu trong báo cáo sẽ được cập nhật tự động theo yêu cầu

-         Xuất báo cáo: Dùng để xuất báo cáo ra file mới, trong file mới thì dữ liệu trong báo cáo là dạng giá trị, không phải công thức, do đó không có liên quan gì tới file gốc. Có thể dùng báo cáo được xuất ra để gửi cho các bộ phận yêu cầu.

-         Đóng: dùng để đóng bảng báo cáo, quay trở về menu

* Lưu ý:

+ Trong báo cáo tổng hợp Nhập xuất tồn: Khi cập nhật có phần Ẩn / hiện mã không có phát sinh. Nội dung này hiểu như sau:

    Trong danh mục hàng hóa có thể có nhiều mã hàng, nhưng trong kỳ thì có thể chỉ có 1 vài mã hàng có phát sinh. Do đó khi lập báo cáo, có thể bỏ qua những mã không có phát sinh bằng cách bấm vào ô Ẩn / hiện mã không có phát sinh. Nếu muốn hiện đủ tất cả các mã theo danh mục thì không đánh dấu mục này.

+ Trong Sổ chi tiết: Có thể chi tiết cho 1 hoặc cả 2 đối tượng cùng lúc.

Nếu muốn chi tiết cho 1 loại đối tượng, bạn chỉ chọn 1 đối tượng. Đối tượng còn lại bỏ trống.

Nếu muốn chi tiết đồng thời kết hợp cả 2 đối tượng, bạn chọn cả 2 đối tượng.

III. Bản quyền sản phẩm:

Phiên bản DEMO (dùng thử) có hạn sử dụng đến 31/10/2015.

Nếu muốn sử dụng phiên bản chính thức, vui lòng liên hệ với tác giả.

* Các quyền lợi khi sử dụng file chính thức:

   - Không giới hạn thời gian sử dụng.

   - Có thể được thiết kế lại file theo yêu cầu sử dụng

   - Được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ, sửa lỗi, nâng cấp trong suốt quá trình sử dụng chương trình.

* Giá thành: 1 triệu vnđ / file (trọn gói, bao gồm cả việc hướng dẫn, sửa lỗi, nâng cấp…)

* Hình thức thanh toán:

   - Tiền mặt (nếu ở hà nội, có thể gặp trực tiếp)

   - Chuyển khoản (khi đặt hàng mình sẽ gửi thông tin tài khoản)

Rất cảm ơn các bạn đã quan tâm và sử dụng chương trình !